sábado, 15 de abril de 2017

Quando os Custos com Materiais representam mais de 70% dos Custos




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Em muitas empresas os Custos com Materiais representam mais de 70% dos Custos Totais é obvio que a prioridade de Controle, Análise e busca de melhorias devem priorizar tais custos.

Os Custos com Materiais sempre precisam ser muitos bem gerenciados e controlados. Mas se eles assumem alta participação nos custos totais a necessidade e ainda maior.

Mas se você observar a maior parte da literatura sobre custos verá que prioritariamente são tratados os custos indiretos e custos com mão de obra direta.

Logo, a análise de custos deve priorizar onde os maiores custos se encontram.

Trabalhei na Refinações de Milho Brasil, empresa que na época detinha as marcas, Maizena, Helmanns, Knorr, SBP entre outras. Nessa empresa os custos com materiais representavam perto de 90% dos custos totais.

É obvio que o foco estava para o controle de toda cadeia que envolvia matérias primas e embalagens, o que incluía desde a seleção dos fornecedores, compra, estocagem e utilização desses custos.

Um bom controle de Custos de Materiais devem considerar pelo menos as seguintes fases:

Boa Seleção de Fornecedor

A seleção do fornecedor é essencial. Muitas vezes o barato sai caro. Uma relação equilibrada é essencial. Prazos de pagamento, condições de entrega, qualidade assegurada e outras características devem ser considerados. Um sistema que qualifique os fornecedores deve preceder o início das compras.

Trabalhei numa empresa onde um dos principais fornecedores era detestado. O preços eram em dólar e ainda por cima aumentavam o preço em dólar. O atendimento era péssimo, talvez por ser a empresa uma das principais fornecedoras daquele tipo de matéria prima. Por isso, começamos desenvolver um fornecedor estrangeiro. Isso levou quase um ano e assim que viabilizamos a importação tivemos uma grande satisfação em cortar aquele fornecedor. Além disso, obtivemos uma boa redução de custos.


Comprar bem

É preciso comprar bem e  pagar os menores preços sem abrir mão de qualidade. Procurar obter as melhores configurações para Lotes Econômicos, Volumes de Estoque, Prazos de Pagamento, Fretes, Lead Time.

Mas nem sempre o menor preço e a melhor alternativa. É preciso obter um nível de serviço e confiabilidade no fornecedor.

Avalie se existe possibilidade de negociar descontos para compras programadas.

Procure conhecer o seu fornecedor e se for possível até conheça ou sugira projetos de melhoria que possam trazer redução de custos e consequentemente de preços.

Se as compras ocorrerem em grandes quantidades avalie a possibilidade de um sistema Just In Time, onde o fornecedor alimentará a sua linha de produção e somente cobrará os materiais na hora em que forem entregues nas linhas de produção.

Cuidado com os níveis de estoque, prazos de validade dos produtos e acompanhamento da entrega. Algumas empresas chegam a acompanhar quando suas encomendas entram em produção.

Faça estudos bem detalhados sobre comprar no mercado interno ou Importar. Muitas empresas incham os estoques para obter preços mais baixos de importação.

Muitos outros fatores associados às compras precisarão ser analisados. Avalie caso a caso, mas priorize os fornecedores que  tiverem maior participação no volume de compras efetuado pela sua empresa.

Estocagem Eficaz

A estocagem deve ser feita de forma eficaz. Os registros dos estoques no sistema deve corresponder aos volumes físicos, As movimentações nos estoques devem ocorrer no momento real em que acontecerem fisicamente. Materiais deve ser usados na ordem de validade caso os produtos tenham data de validade.

Valores de compras, preços médios e outras informações relevantes devem ser acompanhadas e bem controladas diariamente.

Quando houver estoques em poder de terceiros deverá haver rígido controle, pois são grande fonte de diferenças e perdas com quebras de estoques. Terceiros contratados devem ter contratos que definam níveis de quebra aceitáveis, Inventários periódicos e outras obrigações a serem observadas.

Existem empresas que transferem estoques para a área de produção, mas somente dão saída de estoque somente quando os produtos são utilizados nas ordens. Numa das empresas por onde passei criaram uma área chamada "pulmão", onde estoques intermediários eram mantidos. Até que tentavam controlar esses estoques como local separado, mas a missão era impossível. Para a área de produção era comodo e facilitava o trabalho deles, que não concordavam em mudar a sistemática. Mas aquilo era uma fonte de diferenças sem fim. O problema foi resolvido quando esse local de estocagem foi eliminado.

Muitos outros tipo de problema precisam ser atacados um a um. mas quando a área de estocagem está a serviço de outras áreas que tem poder sobre ela. A tendência é se instalar o caos nos controles dos estoques.

Vejam:

Gestão de Custos com Logística - Controle de custos com movimentação, armazenagem e fretes.


Utilização dos Materiais nos Processos de Fabricação 


Ordens de fabricação  devem ser analisadas a cada encerramento.

Vejam:

Controle e custos das ordens de produção - Como adotar as melhores práticas?


Materiais primas que são sujeitas a rendimento, precisam ter os processos monitorados e os rendimentos precisam ser calculados.

Vejam:

Custos - Cálculo de rendimentos de produção (Yield production ) / O que os livros não falam




Reporte dos Materiais nos Produtos Acabados 

Os sistemas devem ter capacidade de identificar os custos dos materiais separados em Materiais, Fretes e Outros Custos. Isso principalmente nos produtos importados.Ainda para importados é preciso medir o impacto das variações cambiais nos custos dos produtos.

Analise de evolução dos custos das matérias primas

Deve haver acompanhamento que possibilite a identificação da inflação interna com o custos das materiais primas tanto a nível individual, como por família e pelo total adquirido pela empresa toda.

Um banco de dados com informações detalhadas mês a mês é essencial

Vejam:

Calculando a Inflação Interna Empresarial


Relatórios automatizados no sistema poderão gerar listas de itens que estão com preço médio e preço de compra com evolução acima do  mínimo aceitável.

Conclusão

Raramente Matérias Primas possuem representação muito pequena nos custos totais dos produtos.
Elas precisam apresentar eficácia nos diversos processos que inclui desde a seleção de fornecedor até na utilização e estocagem.

Os custos precisam ser controlados, monitorados e gerenciados com foco em melhoria continua. Empresas que não possuam custos indiretos de fabricação expressivos não precisam implantar sistemas complexos para gestão desses custos como o ABC.


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